Dokument för Årsmöten

HÖSTÅRSMÖTE 2025

Plats: Hotell Klövsjöfjäll

 Lördagen den 1 november kl. 10.30

 Dagordning

1. Fastställande av röstlängd för mötet.
2. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.
3. Fastställande av föredragningslista
4. Val av ordförande och sekreterare för mötet.
5. Val av protokolljusterare, tillika rösträknare, som jämte ordföranden skall justera mötesprotokollet.
6. Fastställande av medlemsavgifter samt övriga avgifter, verksamhetsplan och budget för kommande räkenskapsår. Eventuellt arvode till styrelse och revisorer.

1. Valberedningens förslag för styrelse 2026                                                                                             A) Klubbens ordförande, tillika ordförande i styrelsen för en tid av ett år
2.   B)  2 ledamöter i styrelsen för en tid av två (2) år.                                                           
3. C)  2 suppleanter i styrelsen för en tid av ett (1) år                                                          
4.   D) Revisorer jämte suppleanter för en tid av ett (1) år                                                                                  
5. E)  1 ledamot i valberedningen för en tid av två (2) år                                                                   F)   GDF ombud                                                           

1. Behandling av styrelsens förslag och motioner inkomna senast fyra veckor före datum för årsmötet.

9. Övriga frågor (information och diskussion)

1. Mötets avslutande

VERKSAMHETSPLAN FÖR KVGK 2026 

”Klövsjö Vemdalens Golfklubb skall ha Norrlands Inlands bästa golfbana”

För att kunna möta våra medlemmars och andra spelares behov, ha fortsatt god kontakt med näringsliv, sponsorer och våra grannklubbar behöver vi bl.a. utveckla styrelsens arbetsformer, marknadsföring och säljfunktioner.

 Följande mål gäller för KVGK under 2026

• Säkerställa att banans skick fortsätter att förbättras med tydlig aktivitetsplan att följa, satt utav bankommittén.
• Säkerställa att föreningens ekonomi fortsätter att förbättras med fokus på att få intäkter och inte skapa onödiga kostnader.
• Styrelsen ska vara ett beslutande organ med arbetande kommittéer under sig. Frågor till möten skall beredas före mötet så att beslut kan fattas effektivt
• Styrelsemöten kan även fortsättningsvis hållas både ”digitalt” och fysiskt så att tillgänglighet till möten ökas.
• Fortsätta utveckla kommunikationen mellan styrelse, kommittéer, medlemmar och entreprenörer. Öppenhet och tydlighet skall råda så att delaktighet och ”förståelse” för klubbens verksamhet ökar.
• Förbättra den ekonomiska uppföljningen i styrelsen och medverka till att aktivt förmedla en förståelse till både medlemmar och andra hur den ekonomiska situationen ser ut
• Verksamhetsplanen och Budgeten är dokument som skall behandlas/beaktas vid varje styrelsemöte
• Ha ett fortsatt gott samarbete med Fäbokrogen med ambitionen att ytterligare förbättra samarbetet för att våra gemensamma kunder ska vara nöjda.
• Se över vår värdegrund och utveckla klubbkänslan

För att nå målen ska

• Styrelsen ska ha arbetande kommittéer som utför det praktiska arbetet. Under året som har gått så har kommittéerna fungerat väl. Fastighetskommittén behöver nya medlemmar till nästa år och dialog med några intresserade pågår. Medlemmar som känner att de är villiga att aktivera sig i dessa kommittéer mottas med stor tacksamhet.
• Styrelseledamöternas och de olika kommittéernas uppdrag skall uppdateras och tydliggöras. Kansliets uppdrag och ansvar ska också uppdateras. Idag finns det en uppfattning om vem som gör eller borde göra något och det skapar en otydlighet.
• Styrelsen ska till tillsammans med kansliet och kommittéerna sitta ner i ett fysiskt/digitalt möte för att skapa en gemensam syn på nästa säsong. Lärdomar från säsongen 2025 ska ligga som grund för strategin framåt.
• Den ekonomiska uppföljningen ska stå som en punkt på styrelsens dagordning. Underlag fås via Gehm´s Revisionsbyrå. Bland annat ska vi ha koll på personalkostnader, tävlingarnas netto och kostnadsutvecklingen för priser vid tävlingar. Det är viktigt att budgetdisciplin råder och den budget som fastställts på Höstmötet följs. I det fall en budgetpost går över budget måste detta balanseras mot en minskad kostnad på annat kostnadsställe.
• Hemsidan är en viktig kanal och skulle behöva utvecklas med tydlig information om händelser på banan och annat som berör medlemmar. FB och Instagram är en också viktiga kanaler för att få ut information snabbt. Tyvärr är detta något som tar tid och kräver viss förståelse för sociala medier och det har varit svårt att hitta någon som vill ta på sig uppdraget fullt ut.
• Ansvaret för banor i toppskick vilar på styrelsen/bankommittén men det krävs även att medlemmar kan ställa upp och hjälpa till på. En förening är aldrig starkare än dess medlemmar.
• Putting greenen vid Fäbokrogen färdigställdes tidigare i år och ambitionen för nästa säsong är att öppnandet sker så snart som möjligt runt Midsommar.
• Veronica har efter många år av engagemang valt att sluta. Vi tackar för all tid hon lagt ner för föreningen, dess gäster och medlemmar. Det innebär att vi måste finna en plan för kansliet och kiosken inför säsongen 2026. Det finns idéer och tankar men ingenting klart ännu. Styrelsen åtar sig uppdraget att säkerställa att kansliet är operationellt inför nästa säsong, inklusive kiosken.
• Jonas, som har varit ansvarig för juniorerna, kommer också att dra sig tillbaka. Vi tackar även Jonas för all tid han lagt ner för föreningen. Det innebär att vi måste även här finna en plan framåt. Styrelsen åtar sig uppdraget att se över hur vi kan hantera vår juniorverksamhet nästa säsong.
• Information och kommunikation är viktiga hörnstenar i alla organisationer. Man måste ha en öppen dialog för att minska risken för utanförskap. Klubben har en antagen värdegrund men den behöver aktualiseras och göras känd.
  Att arbeta i kommittéer är även ett sätt att förbättra klubbkänslan eftersom det ger en större delaktighet i verksamheten. Utveckla medlemsaktiviteter och ha ett bra utbyte med andra klubbar kan också ha positiva effekter för att uppnå en klubbkänsla

Ekonomi

Den föreslagna budgeten för 2026 baseras på resultatet för 2024 och prognosen för 2025. Resultatet och likviditeten har förbättrats under 2025. Målsättning att stoppa trenden av en alltmer försämrad ekonomi och likviditet ser ut att ha lyckats. Det är dock viktigt att vi fortsätter att ha fokus på detta och kontinuerligt förbättrar föreningens finansiella status. Det skapar möjlighet till investerings-lån med mera framåt och det är en förutsättning för föreningens framtida överlevnad.

En aktivitet vi lagt fokus på var en dedikerad säljare av sponsorpaket. Även om det inte har gett en omedelbar effekt så tror vi att detta är ett fortsatt fokusområde. Insikten är att trots att många bra dialoger är initierade så tar det här tid.

Trots att ekonomin är bättre i år så måste vi fortsätta lägga fokus på den. Ett sätt att säkra högre intäkter är justering av våra priser. Förslaget i år är att vi ska bibehålla samtliga av våra priser förutom Greenfee-avgiften. Den är i dag 475kr och förslaget är att höja den till 525kr. Vi måste våga tro på vår produkt och ta betalt för den. Övriga föreningar i området ämnar också höja sin avgift även om vi inte vet exakt till vad. Med 50kr ökning med samma antal gäster som 2025, ökar intäkterna med 140tkr. Om vi skulle få färre gäster 2026 så skyddar vi vår intäktsomsättning och skulle vi få fler gäster än 2025 så ökar intäkterna med över förväntat resultat.

Personal

Banan föreslås bemannas på samma sätt som under säsongen som varit. Det innebär att banan bemannas med två personer under april och oktober och ytterligare två personer under perioden jun till september.

En förutsättning är att en del av personalkostnaderna kan finansieras med bidrag från Arbetsförmedlingen. Styrelsen har idag en bra dialog med Arbetsförmedling i dessa frågor men bidrag kan aldrig garanteras förrän vi faktiskt går mot rekrytering i vår.

Kansliet/receptionen skall vara öppen under golfsäsongen i princip alla dagar. En ny kanslist låg i planen för 2025 men kunde inte exekveras på grund av bristande likviditet vilket innebar att Veronica vår kanslist återigen behövde arbeta långt över vad man kan begära. Veronica har valt att sluta och dialog kring rekrytering och plan är under dialog. Beslutad styrelse som tar vid efter årsstämman har uppdraget att säkra en bra plan för 2026.

Kansliet

Tidsbokningen behålls och gäller hela säsongen, alla spelare och alla tider.

Det är viktigt att tidsbokning sker så att klubben får en korrekt statistik över antalet spelade golfronder.

Klubben ansvarar även 2026 för rangen. Klubben kommer att svara för försäljning av golftillbehör mm.

Tävlingar

Tävlingarna ska vara väl organiserade och genomförda, ha ett rimligt prisbord och en rimlig startavgift.

Preliminär Tävlingsplan 2025

• Midsommargolf
• Flaggtävling
• Krogrundan
• Torsdagsgolfen
• Golfhäftet Thropy
• Klövsjö Fjäll Lillium Cup
• Storhogna Cup
• Lilla röda
• KM
• Höstslakten

Till ovanstående kan tillkomma medlemstävlingar och andra arrangemang

Utbildning

Klubben skall erbjuda och ge blivande och befintliga medlemmar erforderlig utbildning. SGF:s förenklade utbildningssystem för nybörjare tillämpas. Medlemmarnas fortsatta behov av kunskap i golfvett och regeltolkning skall tillgodoses. Klubben ska undersöka vilka möjligheter det finns till utbildning av tävlingsledare, tävlingsfunktionärer, ungdomsledare, golfvärldar mm

Utvecklings- och investeringsprogram

På grund av föreningens tidigare likviditetssituation så finns ingen plan för större investeringar just nu. Om årets utfall blir så positivt som prognosen visare kan möjligheterna för investeringar uppstå. Dessa investeringar kommer att göras i samråd med styrelse och kommittéer med support från personalen. Det fortsatta arbetet med sponsorpaketen skapar förhoppningsvis ett utrymme för framtida investeringar.

På frivillig väg och ideellt arbete skall röjningsarbeten, bunkervård, skyltförbättringar och övriga åtgärder som inte utförs av anställd personal genomföras. Här önskas ett engagemang från frivilliga och medlemmar som känner att de kan bidra på ett bra sätt

Styrelsen Klövsjö Vemdalen Golfklubb